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為了保證運輸貨物的安全交接，在整個運輸過程中需要編制各種單據。這些單證各有其特定的用途，彼此之間又有相互依存的關系。它們既把車輛、貨運站、貨各方聯系在一起，又能分清各自的權利和業務。
按實際業務程序介紹一些主要的貨運單證。
托運單俗稱“下貨紙”，是托運人根據貿易合同和信用證條款內容填制的，向承運人或其代理辦理貨物托運的單證。承運人根據托運單內容，并結合車輛運輸路線、掛靠車、車輛行駛時間和車位等條件考慮，認為合適后，即接受托運。
裝貨單是接受了托運人提出裝運申請的貨運公司，簽發給托運人，將承運的貨物裝車的單據。裝貨單既可用作裝車依據，所以裝貨單又稱“托運單”，對托運人而言，裝貨單是辦妥貨物托運的證明。對貨運公司或其代理而言，裝貨單是通知車輛接受裝運該批貨物的指示文件。
受貨單又稱大副收據，是車輛收到貨物的收據及貨物已經裝車的憑證。車主根據理貨人員在理貨單上所簽注的日期、件數，并與裝貨單進行核對后，簽署車主收據。
由于上述三份單據的主要項目基本一致，我國一些主要貨運的做法是將托運單、裝貨單、收貨單、運費通知單等合在一起，制成一份單據。
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