無論是貨主自報關(guān)還是拼箱公司代理報關(guān)，其后單據(jù)上有關(guān)該票貨物的相關(guān)信息如品名、毛重、體積、件數(shù)、包裝、嘜頭等都要錄入到電腦里，形成一份電子文檔，公司的業(yè)務(wù)部、貨運站、財務(wù)部等根據(jù)該票貨物的流程不斷從電腦中提取，補充信息，直到貨物安全抵達目的港，收貨人順利提取貨物，并將該信息反饋到發(fā)貨人，客戶服務(wù)部進一步確認該票貨物沒有發(fā)生任何誤差為止。
通常，拼箱公司的貨運站會通過網(wǎng)絡(luò)登陸到公司總部的服務(wù)器，從中將該票貨的信息生成發(fā)貨通知，告訴發(fā)貨人該票貨的船名、航次、提單號，準備發(fā)貨。
發(fā)貨人接到發(fā)貨通知后，通過船名和航次確定裝船時間，并按規(guī)定的時間通知其工廠或供貨單位把貨物運送到拼箱公司的貨運站。
貨運站在發(fā)出裝貨通知時，對內(nèi)生成收貨清單，注明該票貨物的品名、重量、體積、嘜頭等。
發(fā)貨人將貨物送到貨運站時，該站負責接貨人員要做好以下工作：
1.漲縮尺證明。逐件丈量貨物的尺碼，做好記錄。
內(nèi)容如下：
xx貨運站
TO：ATTN：
現(xiàn)有下列貨物尺碼、重量、件數(shù)、及殘損與單據(jù)不符，煩請貴公司盡快確認!
如無異議，我公司將按以下測量后的尺碼、重量、件數(shù)制單收費!
船名及航次：提單號：
單據(jù)件數(shù)：實貨尺碼：
實貨件數(shù)：單據(jù)重量：
實貨重量：嘜頭：
殘損情況：單據(jù)尺碼：
送貨單位：打尺人簽名：
特此證明。
姓名：電話：
車號：傳真：
2.稱重證明。逐件稱重，做好記錄。
內(nèi)容如下：
xx貨運站
TO：ATTN：
現(xiàn)有下列貨物尺碼、重量、件數(shù)、及殘損與單據(jù)不符，煩請貴公司盡快確認!
如無異議，我公司將按以下測量后的尺碼、重量、件數(shù)制單收費!
船名及航次：提單號：
單據(jù)件數(shù)：實貨重量：
實貨件數(shù)：單據(jù)尺碼：
實貨尺碼：嘜頭：
殘損情況：單據(jù)重量：
送貨單位：打尺人簽名：
特此證明。
姓名：電話：
車號：傳真：
3.嘜頭確認單。核實嘜頭是否正確。
內(nèi)容如下：
實貨嘜頭確認單
TO：日期：
船名/航次：單據(jù)件數(shù)：
提單號：實貨件數(shù)：
實貨嘜頭：xx簽字：
4.到貨記錄。記錄貨物的包裝是否完好，有無破損，是否按時到達等情況。
以上四種證明確認單據(jù)要在送貨人在場時進行。核實完畢后，由經(jīng)辦人和送貨人雙方簽字。
5.將上述信息匯總成表格，報送公司業(yè)務(wù)部負責該航線的人員，如有誤差，該航線負責人員要迅速和發(fā)貨人取得聯(lián)系，并將處理意見及改正措施通知貨運站。
一般情況下，拼箱貨物要在貨運站倉庫短期存放。工作程序如下：
一、要對破損包裝進行更換和修整，達到適于集裝箱運輸?shù)囊螅瑫r對嘜頭的錯誤經(jīng)貨主確認后，重新印刷。
二、把不同貨主拼成一個集裝箱的貨物堆在一個區(qū)里，便于裝箱，還要核實是20’箱、40’箱還是40’高箱。
三、貨物之間要用隔板，避免包裝破損及嘜頭損傷，同時要注意防污、防濕。
四、準確判斷包裝強度，堆碼高度適度，重貨低放，輕貨高碼。
五、在給集裝箱公司的收貨回執(zhí)中，要注明件數(shù)、送貨日期、船名、提單號、殘損情況等。
在裝箱時應(yīng)注意以下幾點：
1.確保貨物不超重，以保證集裝箱裝卸及海上運輸?shù)陌踩Ｏ鋬?nèi)貨物的重量分布要均衡，不能使負荷在局部過輕或過重，防止箱底變形及脫箱。
2.貨物在箱內(nèi)的碼放要整齊，盡量不留空隙，以免貨物在運輸中相互碰撞導(dǎo)致包裝損壞。
3.如需木料支撐及墊料分離時，要確保其清潔、干燥、無污染。裝箱完畢后，箱內(nèi)貨物的件數(shù)、提單號、嘜頭等信息以外輪現(xiàn)貨單為最終依據(jù)，貨運站相關(guān)人員要將裝箱情況及庫存貨數(shù)量等報公司航線，以確保信息及數(shù)字的準確無誤。
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